Narzędzia komunikacji z wykorzystaniem kanałów wideo mogą zachęcić uczestników do przyjęcia otwartej postawy i ułatwić dyskusję podczas konferencji online, a w rezultacie podnieść kreatywność i przyspieszyć podejmowanie decyzji – to główny wniosek z opublikowanych ostatnio przez Cisco badań „Successful Video Communication” (Powodzenie komunikacji z użyciem wideo), przeprowadzonych przez firmę Pearn Kandola.
„Successful Video Communication” to najnowsze z serii badań z obszaru psychologii komunikacji biznesowej zleconych przez Cisco. Jego rezultaty mówią, że sposób, w jaki oceniamy wiarygodność drugiej osoby, opiera się w dużym stopniu na czynnikach behawioralnych i mowie ciała. Komunikacja językowa wpływa na tę ocenę w zaledwie 7%, mimo to wiele firm w pracy zespołowej wciąż ogranicza się do rozmów telefonicznych i telekonferencji.
W raporcie przedstawiono pozytywny wpływ zastosowania funkcji wideo podczas wirtualnych spotkań w przypadkach różnych typów osobowości:
- Przywódca/Osoba dominująca: Zazwyczaj ta osoba prowadzi spotkanie. Po pierwsze sygnały wizualne mogą pomóc w pełnieniu roli przywódcy, a po drugie — fakt, że uczestnicy widzą siebie nawzajem, może pozwolić uniknąć zdominowania dyskusji przez prowadzącego.
- Osoba aktywna/skłonna do rozpraszania: Uczestnicy o tym typie osobowości od czasu do czasu bardzo aktywnie angażują się w dyskusję, jednak między tymi momentami skłonni są do roztargnienia. Kontakt poprzez kanały wideo jest dla nich bardziej stymulujący i umożliwia im pełniejsze zaangażowanie.
- Myśliciel/Introwertyk: Małomówny geniusz, który dogłębnie analizuje omawiane tematy. Dzięki kontaktowi wzrokowemu momenty poświęcane na ciche przemyślenie problemów nie będą traktowane, jako brak zaangażowania.
- Przyjazny/Gaduła: Ekstrawertyk, który może nie dopuszczać innych do głosu lub odwodzić ich od właściwego tematu rozmowy. Możliwość patrzenia na rozmówców tworzy okazje do naturalnych przerw w wypowiedzi, dlatego uczestnicy o tym typie osobowości mogą być mniej skłonni do wykorzystywania każdej chwili ciszy.
- Wizjoner: Typowe dla takich uczestników jest bogactwo zgłaszanych twórczych i nowatorskich koncepcji, a szersze możliwości interakcji podczas wideokonferencji zapobiegają ich nadmiernemu oderwaniu od rzeczywistości.
- Pragmatyk/Sceptyk: Twardo stąpający po ziemi realista, uparcie trwający przy swoich przekonaniach na temat rzeczywistych uwarunkowań. Narzędzia wideo pozwalają takim osobom pełniej uczestniczyć w spotkaniu i skuteczniej przedstawiać swoje poglądy, dzięki czemu są one mniej skłonne do wyrażania wątpliwości wobec toku myślenia współuczestników.
Komunikacja z wykorzystaniem wideo musi uwzględniać uwarunkowania kulturowe i ich wpływ na kontakty wśród członków zespołów wirtualnych. Przykładowo, użycie narzędzi wideo może przyspieszać nawiązywanie kontaktów z uczestnikami należącymi do kultur „doniosłych kontekstowo”, np. chińskiej, japońskiej i bliskowschodniej, w których kontakty międzyludzkie są silnie uwarunkowane społecznie. W krajach takich, jak Niemcy, Szwecja czy Dania kultura cechuje się „niskim różnicowaniem pozycji”, co oznacza, że współpracownicy w większości przypadków traktują innych, jako równorzędnych partnerów, niezależnie od zajmowanej formalnie pozycji. Kontakty między osobami ukształtowanymi przez tego typu kulturę a pochodzącymi z kultur, w których hierarchia jest znacznie bardziej istotna, takich jak kultura Bliskiego Wschodu, kontakt z użyciem wideo umożliwia przekazywanie pozawerbalnych sygnałów szacunku, które ograniczają skutki tych rozbieżności.
Badanie, przeprowadzone w październiku 2008 r., zostało oparte na wielu źródłach, w tym na badaniach psychologicznych z zakresu komunikacji, obserwacjach rzeczywistych rozmów wideo, indywidualnych wywiadach z czołowymi liderami zespołów i ankietach wśród członków zespołów rozproszonych. Jest to najnowsze z serii badań przeprowadzanych wspólnie przez firmy Cisco i Pearn Kandola w dziedzinie psychologii biznesu. Jego zakres obejmował kilka rodzajów narzędzi do komunikacji – wideotelefon, wideokonferencje pomiędzy grupami osób i teleobecność.
