Za sprawą technologii środowisko pracy zmieniło się diametralnie. Dzisiaj można pracować w dowolnym miejscu, niekoniecznie w biurze. Mimo to tempo zmian nie ustaje i miejsca pracy nadal będę podlegać istotnym przemianom. Powstaje więc pytanie, jak może w przyszłości wyglądać system komunikacyjny dla biznesu? Czy już teraz można przygotować się na przyszłe wymagania w tym obszarze?
Partnerem akcji „Miesiąc bezpiecznej i szybkiej komunikacji” jest firma innovaphone.
Stale wchodzą do użytku nowe technologie i rozwiązania komunikacyjne. W przypadku przedsiębiorstw istotne jest zadbanie o infrastrukturę, która stanie się podstawą szybkiej i bezpiecznej komunikacji biznesowej. Sprostać trzeba nie tylko wymaganiom biznesu, ale i pracowników, którzy w miejscu pracy oczekują możliwości takich, jakie znają z prywatnego życia. Chodzi o wykorzystanie urządzeń i aplikacji mobilnych czy nowych kanałów komunikacji, np. portali społecznościowych. Ponadto od kilku lat widać również, że stale rośnie popularność telepracy. Ten trend jest nie do zatrzymania, a ma on istotny wpływ na komunikację korporacyjną.
Wychodząc temu naprzeciw, niektórzy pracodawcy, umożliwiając nawet pracę z domu. Aplikacje typu Unified Communications ułatwiają w takiej sytuacji kontakt między poszczególnymi osobami. Komunikację w czasie rzeczywistym umożliwia, m.in. standard WebRTC opisujący komunikację z użyciem przeglądarki WWW i technologii webowych. Dobrze wpisuje się on w trend mobilności w biznesie. Wystarczy mieć urządzenie podłączone do Internetu i wyposażone w przeglądarkę, aby móc nawiązać łączność z dowolnego miejsca.
Ponieważ dzisiaj możliwości komunikowania się na odległość się bardzo szerokie, wybierając dla firmy rozwiązanie komunikacyjne, warto kierować się elastycznością, jako jednym z głównych kryteriów. Nie ma jednego, uniwersalnego rozwiązania, ponieważ pracownicy mają indywidualne wymagania. Pracownikom biurowym jest potrzebny telefon (coraz częściej tylko komórkowy), komputer oraz aplikacje UC. Bardziej specyficzne wymagania występują, np. w halach produkcyjnych, gdzie sprzęt musi być odporny na trudne warunki. Jeszcze inne wyposażenie jest potrzebne w salach konferencyjnych czy sekretariacie.
Komponenty nowoczesnego rozwiązania
W ostatnich kilku latach na rynku pojawiły się aplikacje wideo, które umożliwiają wygodne prowadzenie wideokonferencji na wysokim poziomie – bez utraty jakości głosu lub obrazu. Nie wymagają one zakupu nowego i drogiego sprzętu, a proces wdrożenia jest szybki i nieskomplikowany. W ten sposób można w krótki czasie zamienić komputery przenośne pracowników w urządzenia do komunikacji wideo. Najważniejszą zaletą tego rozwiązania jest poprawa jakości komunikacji, np. znacznie zwiększają się możliwości interakcji na odległość.
Istotnym uzupełnieniem wideokonferencji jest możliwość wspólnej pracy z dokumentami. Z użyciem narzędzi typu Application Sharing użytkownicy mogą na odległość pracować nad treścią dokumentów czy udostępniać sobie widok ekranu, aby zademonstrować jakieś czynności. Znajduje to zastosowanie nie tylko w pracy biurowej, ale także, np. w medycynie.
Współczesne rozwiązanie komunikacyjne nie może obejść się bez chatu. Często taka forma komunikacji jest wygodniejsza czy bardziej efektywna niż rozmowa telefoniczna. Użytkownicy mogą odpowiedzieć wtedy, kiedy mają czas lub ponownie są przy stanowisku pracy. Poza tym w rozmowie tekstowej może wziąć udział dowolna liczba uczestników. Jej zapis pozostaje dostępny w aplikacji, więc w każdej chwili można do niego wrócić.
Nowoczesne systemy oferują mechanizmy optymalizujące komunikację, np. na podstawie informacji o statusie. Przykładowo, osoba A jest dostępna, więc wybrana zostaje rozmowa telefoniczna. Z kolei osoba B prowadzi akurat inną rozmowę, więc zostaje do nie wysłana wiadomość tekstowa. Natomiast osoba C jest dłużej nieobecna w pracy (zwolnienie, urlop), więc do niej trafia wiadomość e-mail. Kolejnym tego typu rozwiązaniem jest, tzw. koncepcja jednego numeru. To oznacza, że użytkownik jest osiągalny zawsze pod tym samym numerem bez względu na to, z jakiego urządzenia końcowego korzysta i gdzie się znajduje.
Zintegrowane bezpieczeństwo
Coraz częściej komunikacja biznesowa nie podlega ograniczeniom przestrzennym i czasowym. Ponadto aplikacje wykorzystujące protokół WebRTC stwarzają szczególne wymagania w stosunku do bezpieczeństwa i ochrony danych. Migracja z sieci ISDN do systemów opartych na IP oznacza wzrost liczby łączy SIP i udostępnienie centralek PBX w sieciach IP. Proces ten wymaga dodatkowych mechanizmów bezpieczeństwa podczas przesyłania danych. Jednym z rozwiązań tych problemów jest integracja odpowiednich zabezpieczeń z centralkami PBX.
Przyszłość telefonu
Urządzenia mobilne stały się niezbędnym wyposażeniem w wielu przedsiębiorstwach. Ten trend powoduje wypieranie stacjonarnego telefonu, ale nie oznacza całkowitego zastąpienia. Klasyczny telefon przydaje się, np. jeśli potrzebna jest szybka i łatwa komunikacja głosowa z klientami lub pracownikami. Ważna jest natomiast integracja telefonu stacjonarnego z rozwiązaniem komunikacyjnym. Oznacza to, że w przypadku dodatkowych usług, (czat, połączenia wideo) powinna być zapewniona informacja o dostępności użytkowników.
