Wideokonferencje to nowoczesne narzędzie komunikacji, które zapewnia unikanie zbędnych kosztów, wpływa na efektywność przedsiębiorstwa oraz sprzyja ograniczeniu negatywnego wpływu na środowisko.
W czasach recesji często wprowadzane są nowe sposoby pracy w celu poradzenia sobie z cięciami w wydatkach. W przypadku niektórych firm nowe procedury umożliwiły wprowadzenie zmian, które przyniosły trwałe, pozytywne efekty. Przedsiębiorstwa uświadamiają sobie, że dzięki wprowadzaniu rozsądnych zmian w sposobie działania mogą zarówno zwiększyć efektywność, jak i ograniczyć negatywny wpływ na środowisko.
Ograniczenie niepotrzebnych podróży biznesowych
Jednym z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie emisji dwutlenku węgla jest ograniczenie zbędnych podróży. Taka taktyka może być także jednym z najprostszych rozwiązań, które umożliwia szybkie uzyskanie oszczędności. W bieżącym roku fundacja World Wildlife Fund opublikowała dwa raporty, z których wynika, że dzięki ograniczeniu podróży służbowych i zastosowaniu systemów wideokonferencji przedsiębiorstwa mogą znacznie obniżyć poziom emisji gazów cieplarnianych.
Technologia wideo- i telepresence pomaga ograniczyć podróże biznesowe, a powstrzymanie się od częstych podróży oznacza niższy poziom emisji dwutlenku węgla. Ponadto przedsiębiorstwa, które korzystają z wymienionych systemów zyskują możliwość obniżenia kosztów, zwiększenia produktywności, szybszego podejmowania decyzji oraz lepszej współpracy. Jest to możliwe, ponieważ najnowsze technologie telepresence i wideokonferencji zapewniają wrażenie przebywania w tym samym pomieszczeniu, tworząc realistyczne odwzorowanie wszystkich stron biorących udział w połączeniu. Podróżowanie nie jest konieczne, ponieważ systemy tego typu zapewniają możliwość nawiązywania pomiędzy pracownikami połączenia wideo w wysokiej rozdzielczości – przy biurku, w sali konferencyjnej, w podróży i w domu. Osoba po drugiej stronie ekranu ma rzeczywiste rozmiary, właściwie siedzi się z nią przy jednym stole. To realna symulacja kontaktu osobistego.
Niższa emisja gazów cieplarnianych i ograniczenie kosztów
Szacuje się, że systemy wideokonferencji mogą ograniczyć podróże nawet o 30%. Widać to na poniższych przykładach.
TNT, największa w Europie firma świadcząca usługi kurierskie, wdrożyła technologię wideokonferencji w ramach realizowanego przez nią programu Planet Me. Jej celem jest stanie się pierwszą neutralną pod względem emisji dwutlenku węgla firmą w tej branży. Szacuje się, że podróże zostaną ograniczone o ok. 20%, co umożliwi uzyskanie oszczędności w wysokości 11 mln euro w ciągu czterech lat, a także zapewni znaczne obniżenie poziomu emisji dwutlenku węgla.
Firma Vodafone także odnosi korzyści dzięki stosowaniu komunikacji wideo. Przedsiębiorstwo ograniczyło w ciągu 2 lat liczbę podróży służbowych o 25%, osiągając wielomilionowe oszczędności. Dzięki śledzeniu i rejestrowaniu liczby podróży służbowych szacuje się, że oszczędzono ponad 17 tys. ton dwutlenku węgla w roku finansowym 2007/08.
Firma Volkswagen wykorzystała technologię wideo do przeszkolenia ponad 200 przedstawicielstw handlowych w zakresie najnowszych technik naprawy, ograniczając w ten sposób koszt wysłania na szkolenia lokalnych techników. W rezultacie czas napraw skrócono o 50%, a wydatki na podróże i komunikację obniżono o 30%. Ogólnie dzięki technologii wideo producent samochodów skrócił czas oczekiwania na skomplikowane naprawy o 300%.
Dzięki komunikacji wizualnej pracownicy firmy TANDBERG na całym świecie przeprowadzali średnio 75 tys. połączeń wideo miesięcznie. Firma ma na uwadze ochronę środowiska począwszy od fazy projektowania produktów, aż do funkcjonowania jej globalnych biur. Dzięki zastąpieniu zbędnych podróży osobistymi połączeniami wideo udało jej się ograniczyć emisję dwutlenku węgla o 21 tys. ton w zaledwie jeden rok, a jednocześnie zaoszczędzić ok. 38 tys. roboczogodzin i obniżyć koszty o ok. 30 mln euro.
Praca na odległość
Dzięki technologii wideokonferencji przedsiębiorstwa skracają czas dojazdu do pracy, umożliwiając pracę w domu lub telepracę. Z kolei dzięki mniejszemu zapotrzebowaniu na pomoc techniczną świadczoną przez pracowników u klienta istnieje możliwość ograniczenia emisji dwutlenku węgla przez pojazdy, a także obniżenia kosztu posiadania i wydatków na energię elektryczną. Gdyby jedna firma umożliwiła 100 pracownikom wykonywanie zadań w domu przez jeden dzień w tygodniu, emisja dwutlenku węgla do atmosfery zostałaby obniżona o ok. 115 620 euro rocznie.
W USA przeciętna osoba dojeżdżająca do pracy spędza rocznie więcej czasu na dojazdach niż na wakacjach. Zakładając, że średni dystans między domem a pracą wynosi ok. 29 km, a średnie zużycie paliwa podczas jazdy autostradą to 10 l/100 km, dzienne zużycie paliwa na przejazdy wynosi przynajmniej 5,7 litra na podróż w obie strony. Co roku każdy pracownik przyczynia się do emisji około 2319 kg CO2 do atmosfery na skutek przejazdów w ramach pięciodniowego tygodnia pracy.
Działania ekologiczne i utrzymanie konkurencyjnej pozycji
Oszczędność energii i prowadzenie działań ekologicznych nie oznaczają negatywnego wpływu na przedsiębiorstwa. Systemy telepresence i wideokonferencji to jedna z wielu przykładowych metod pracy, które mogą pomóc ograniczyć zużycie energii oraz osiągnąć inne cele, między innymi obniżyć koszty i zapewnić bardziej efektywną współpracę. Należy wybrać programy redukcji dwutlenku węgla, które pomagają chronić środowisko naturalne oraz zapewniają osiągnięcie lepszych wyników finansowych.
Ponieważ wprowadzanych jest coraz więcej przepisów, których celem jest pomoc w ograniczeniu emisji gazów cieplarnianych, przedsiębiorstwa każdej wielkości zauważą, że oszczędność energii i zwiększanie sprawności energetycznej nie tylko pomagają naszej planecie, lecz także umożliwiają zwiększenie przewagi nad konkurencją.
Badania przeprowadzone przez firmy TANDBERG i Ipsos MORI wykazały, że zarówno pracownicy (80% ankietowanych), jak i konsumenci (53% badanych) wybierają marki, którym nie jest obca dbałość o problemy środowiska.
Wskazówki, które pomogą w ograniczeniu emisji dwutlenku węgla dzięki zastosowaniu systemów wideokonferencji
- Globalne spotkania – ograniczenie podróży lotniczych.
- Telepraca – praca w domu zapewnia zwiększenie równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym.
- Integracja zespołów i współpraca – połączenie rozproszonych biur i odizolowanych zespołów.
- Dostęp do zdalnych ekspertów – łatwe nawiązywanie osobistych połączeń z doradcami.
- Łączenie łańcucha dostaw – udoskonalenie procesów biznesowych, standardów i komunikacji z dostawcami.
- Szkolenia – rozszerzenie możliwości edukacyjnych szkół, szpitali i innych placówek.
- Rekrutacja – eliminacja konieczności podróżowania na wstępne rozmowy kwalifikacyjne.
Anna Janas, TANDBERG, Channel Marketing Manager CEE, Cisco TelePresence Technology Group
Na stronie WWW firma TANDBERG udostępnia specjalny kalkulator, który pomoże obliczyć wydatki na paliwo oraz emisję dwutlenku węgla do atmosfery w czasie podróży w skali tygodnia, miesiąca a nawet roku.
