Kroll Ontrack publikuje wykaz powszechnych błędów popełnianych przez administratorów IT, które mogą prowadzić do utraty danych oraz przestojów w działaniu wewnętrznej infrastruktury. Wyniki badań wskazują, że powodem tych zjawisk może być nadmierna złożoność magazynowania i ciągły wzrost ilości przechowywanych danych. Dodatkowo brak inwestycji w bezpieczeństwo systemów i niestosowanie się do polityki bezpieczeństwa może prowadzić do wielu negatywnych skutków dla przedsiębiorstwa – zarówno karnych, jak i finansowych.
Zgodnie z danymi zebranymi przez firmę Kroll Ontrack do najczęstszych błędów lub niedopatrzeń działów IT, które mogą doprowadzić do utraty danych i luk w zabezpieczeniach należą:
- Brak dokumentacji oraz brak wdrożenia stosownych procedur IT dot. tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa. W badanych firmach zdarzały się sytuacje, w których serwer testowy trafił do użytku bez poinformowania działu IT, że znajdują się na nim bardzo ważne dane, które nie zostały zarchiwizowane. Przytrafiają się także przypadki niewłaściwej dokumentacji dotyczącej konfiguracji i użytkowania systemu. Nieprawidłowości pojawiają się również po odejściu kluczowych osób odpowiadających za dział IT.
- Brak efektywnego backupu. Ostatnie badanie przeprowadzone przez Kroll Ontrack wykazało, że 61 procent klientów miało kopię zapasową w momencie utraty danych, aczkolwiek kopia ta nie działała prawidłowo, dany nośnik nie był objęty backupem lub też kopia zapasowa nie była aktualna. Tworzenie kopii zapasowych oraz walidacja prawidłowego przechowywania backupu powinny odbywać się według określonych zasad.
- Opóźnienia w inwestowaniu w infrastrukturę i bezpieczeństwo. Bardzo wiele przypadków utraty danych jest spowodowane brakiem inwestycji w aktualizację infrastruktury i bezpieczeństwo.
- Nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa i/lub kontroli aktualizacji systemu operacyjnego. Nawet najmniejszy błąd w zakresie bezpieczeństwa IT może doprowadzić do wielu niekorzystnych rezultatów, w tym utraty danych i kosztów z tym związanych. Administratorzy IT muszą wykorzystać odpowiednio swoje podwyższone uprawnienia, nie ograniczając się tylko do zmiany haseł dostępowych w przypadku odejścia pracownika z firmy. Odpowiednie aktualizacje systemów operacyjnych i kontrola przed złośliwym oprogramowaniem pozwala zabezpieczać się przed cyberatakami.
- Usunięcie danych będących w użytku. Kroll Ontrack bardzo często odzyskuje dane z nośników bądź serwerów, które uważane są za wyłączone z użycia, a wciąż zawierają dane aktywnie wykorzystywane.
