Systemy komunikacji zintegrowanej odgrywają coraz większą rolę w biznesie. Ułatwiają sprawne funkcjonowanie organizacji, pozwalają optymalizować procesy biznesowe, a ponadto – są wykorzystywane nie tylko do komunikacji w obrębie organizacji, ale też na potrzeby współpracy z kontrahentami, czy obsługi klienta. Tym istotniejsze staje się, aby były to rozwiązania dostosowane do zmieniających się potrzeb biznesu. Jakie wymagania powinny spełniać?
Podpowiadamy, jakie cechy powinien posiadać system Unified Communications, który zapewni efektywne wsparcie dla obecnych, ale i przyszłych potrzeb firmy. Oto lista 6 wymagań, które taki system powinien spełniać:
1. Wsparcie dla komunikacji wideo
Obsługa połączeń wideo zapewniają możliwości zbliżone do analogicznego udziału w spotkaniach przy zdecydowanie niższych kosztach i uciążliwościach niż typowe podróże. Komunikacja wideo sprawdza się zarówno w kontekście rozmów z kontrahentami, jak i ze współpracownikami w ramach międzynarodowych korporacji oraz grup kapitałowych. Dostępne dziś technologie umożliwiają prowadzenie wideokonferencji przy zachowaniu najwyższej jakości transmisji obrazu i głosu.
2. Obsługa komunikacji tekstowej i czatu
Komunikatory tekstowe są dziś nieodłącznym elementem komunikacji biznesowej. Wysyłanie krótkich wiadomości tekstowych często sprawdza się lepiej niż rozmowa telefoniczna i pozwala, przykładowo, dużo szybciej uzyskać konkretną informację od współpracownika. Cennym uzupełnieniem dla funkcjonalności czatu są mechanizmy powiadamiania o dostępności poszczególnych osób.
3. Możliwość współdzielenia aplikacji i obszarów roboczych
Coraz większe znaczenie dla efektywności pracy zdalnej ma zapewnienie uczestnikom wirtualnych spotkań możliwości jednoczesnej, wspólnej pracy nad różnego rodzaju dokumentami. Tego typu funkcjonalność może być realizowana za pośrednictwem funkcjonalności wbudowanych w oprogramowanie biznesowe, dedykowanych rozwiązań lub narzędzi umożliwiających współdzielenie aplikacji. Kluczowe znaczenie ma tu także integracja rozwiązania komunikacyjnego z powszechnymi aplikacjami biznesowymi, w tym z pakietem Microsoft Office.
4. Wsparcie dla różnego rodzaju terminali,w tym urządzeń mobilnych
Możliwość zintegrowania w ramach systemu komunikacji telefonów komórkowych, tabletów, a także telefonów VoIP i DECT zdecydowanie ułatwia pracę z platformą Unified Communications, poprawia jej użyteczność w realnych warunkach biznesowych. Dzięki koncepcji jednego numeru telefonicznego pracownik może być zawsze osiągalny pod tym samym numerem wewnętrznym, niezależnie od tego z jakiego urządzenia w danej chwili korzysta – i gdzie się znajduje. Przydatną funkcją jest też obsługa poczty głosowej scentralizowanej dla wszystkich urządzeń komunikacyjnych danego użytkownika – z możliwością łatwego zarzadzania nagranymi wiadomościami.
5. Obsługa faksu
W wielu firmach wymiana ważnych dokumentów nadal opiera się na usłudze faksu. Wsparcie tego rodzaju transmisji bezpośrednio z poziomu platformy komunikacji zintegrowanej pozwala na ułatwienie pracy.
6. Wbudowane funkcje bezpieczeństwa i ochrony danych
Wykorzystanie nowoczesnych kanałów komunikacji biznesowej wymaga zapewniania wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Potrzebne staje się m.in. dodatkowe mechanizmy pozwalające tworzyć bezpieczne kanały komunikacji i przesyłania danych, a także rozwiązania pozwalające na zabezpieczenie systemów komunikacyjnych przed precyzyjnie ukierunkowanymi atakami.
Artykuł powstał na podstawie raportu „Anywhere Workplace” firmy innovaphone.
