Wdrażanie każdej nowej technologii jest obarczone pewnym poziomem ryzyka. Projekty związane z systemami UC (Unified Communication) nie stanowią wyjątku. W praktyce te wdrożenia są bardziej ryzykowne niż wiele innych projektów technologicznych, ponieważ mają one kluczowe znaczenie dla udanego przebiegu cyfrowej transformacji.
Partnerem bloga jest firma innovaphone.
Koszty niepowodzenia są wysokie. Źle realizowana strategia UC może, np. utrudnić organizacji zapewnienie wysokiej jakości obsługi klienta, a przez to pogorszyć jej sytuację na tle konkurencji. Z drugiej strony udane wdrożenie przynosi lepsze sposoby komunikacji między współpracownikami, klientami i partnerami oraz umożliwia organizacji szybsze i bardziej efektywne prowadzenie działalności. Jak widać, korzyści są spore. Aby zwiększyć szansę na ich osiągnięcie, warto poznać pięć największych zagrożeń związanych z wdrożeniem.
1. Błędny wybór dostawcy systemu UC
Każdy producent UC jest nieco inny, dlatego należy dobrze poznać ich ofertę, aby wiedzieć, jak wpasuje się w potrzeby firmy. Przykładowo, niektóre rozwiązania działają wyłącznie w chmurze, ale oferują mniejszy zestaw funkcji niż rozwiązania działające w lokalnym środowisku. Natomiast te drugie mogą charakteryzować się mniejszą skalowalnością i mniej atrakcyjną polityką cenową. Są też na rynku rozwiązania z bardzo wieloma funkcjami, ale bardzo ograniczonymi możliwościami dostosowania do potrzeb danej firmy. Dokonując wyboru, należy brać pod uwagę nie tylko bieżącą sytuację w firmie, ale także to, jak firma będzie się rozwijać. Warto uwzględnić takie czynniki, jak:
- Czy wybrane rozwiązanie jest kompatybilne z rozwiązaniami firm trzecich?
- Czy nie ma ukrytych kosztów?
- Czy zabezpieczenia są zintegrowane?
- Czy jest możliwość zakupu wyłącznie potrzebnych funkcji?
2. Nie przekonanie zarządu do wdrożenia UC
Jeśli wyższe kierownictwo nie będzie od początku wspierać wdrożenia UC, może to spowodować, że utraci się wsparcie również z innych stron. Będzie to boleśnie odczuwalne, jeśli podczas wdrażania pojawią się jakieś problemy. Jeśli wdrożenie pójdzie w złym kierunek, będzie potrzebny zespołowy wysiłek, aby przywrócić je na właściwe tory. To może się udać tylko wtedy, jeśli kierownictwo będzie w pełni zaangażowane w projekt. Co więcej, wdrożenia UC są zwykle długoterminowymi projektami, więc warto stale dbać o zaufanie zarządu, aby nie ryzykować utraty zasobów, które będą potrzebne do ukończenia wdrożenia.
3. Zaniedbanie wdrożenia pilotażowego
Przed pełnym wdrożeniem rozwiązania UC warto przeprowadzić wdrożenie pilotażowe, w którym powinna wziąć udział cała organizacja, ponieważ poszczególne działy będą go używać do różnych celów. W tym czasie trzeba przetestować sieć, aby sprawdzić jakość połączeń i zweryfikować, czy sieć jest przygotowana do obsługi systemu UC (np. czy ma wystarczającą przepustowość). Najlepiej testy wykonać dla wielu połączeń, aby określić wartości graniczne. Warto też uwzględnić większą liczbę użytkowników niż jest aktualnie w firmie. Istotne jest również sprawdzenie, jak zmieni się profil ruchu w sieci po wdrożeniu UC (np. więcej połączeń wideo).
4. Brak dostępnego systemu
Po zakończeniu pilota wiele firm natrafia na bardzo poważny problem. Okazuje się, że ich infrastruktura nie jest przygotowana do nowych wymagań, co powoduje, że systemy przestają działać niezawodnie i stabilnie. Oczywiście takie problemy negatywnie wpłyną na biznes, ponieważ jakość połączeń będzie niezadowalająca czy pojawią się problemy z nawiązywaniem połączeń. Jeśli tego typu problemy wystąpią, potrzebne są narzędzia, które umożliwią ich szybkie zdiagnozowanie i naprawę. Bardzo przydatne jest narzędzie do zarządzania rozwiązaniem UC, które dostarczy kompletne raporty i pomocne analizy.
5. Utknięcie w stałym rozwiązywaniu problemów
W wielu firmach złożoność wdrażanych rozwiązań powoduje, że działy IT są stale zajęte gaszeniem kolejnych, pojawiających się „pożarów”: zacinającą się transmisją wideo, kiepską jakością dźwięku, itp. To zła sytuacja, która może się jeszcze pogorszyć. W takim otoczeniu osoby odpowiedzialne za system UC będą spędzać długie godziny na rozwiązywaniu bieżących problemów, a ich morale będzie spadać. Przyczyną, że firmy znajdują się w takiej sytuacji, jest brak odpowiedniego wglądu w środowisko IT. W efekcie informatycy reagują na pojawiające się stale te same problemy. Potrzebne są odpowiednie możliwości, które zapewnią, że przyczyny problemów będą usuwane zanim użytkownicy odczują ich negatywne skutki.
