Producenci systemów UC (Unified Communication) oferują szereg zróżnicowanych rozwiązań dla biznesu. Od kilku lat rośnie również liczba usług UCaaS (UC as a Service), co dodatkowo komplikuje wybór właściwego produktu i jego funkcji. Tym wpisem podpowiadamy, jak poruszać się w gąszczu produktów UC.
Partnerem bloga jest firma innovaphone.
Stojąc przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania UC oraz funkcji, w które będzie wyposażone, należy się dobrze przygotować. Pierwszym krokiem jest ustalenie, które komponenty UC i jakie ich funkcje są potrzebne w firmie. Na tej podstawie można dopiero rozglądać się po rynku. Dobór funkcji zależy, m.in. od liczby pracowników. W dużych firmach z wieloma oddziałami przyda się wideotelefonia, czat lub Application sharing. Istotny jest również profil działalności organizacji, przykładowo w szpitalu zastosowanie znajdzie funkcja powiadamiająca o stanie dostępności, zdalne konferencje oraz chat.
Głównych komponentów UC jest kilka. Są to: mobilność, komunikator tekstowy (chat), ujednolicone przesyłanie wiadomości, zdalne konferencje oraz contact center.
Mobilność
Ten komponent umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie. Nie ma też ograniczeń co do używanego urządzenia. Umożliwia dostęp do plików i innych firmowych zasobów. Mobilność oznacza także możliwość współdzielenia plików i wspólną pracę nad nimi z innymi osobami. Wszystkie zadania można wykonywać z poziomu smartfona lub innego urządzenia.
Przesyłanie wiadomości
Systemy UC łączą pocztę elektroniczną, faks, pocztę głosową i inne kanały komunikacji. Jednakże w poszczególnych rozwiązaniach dostępne są różne, bardziej szczegółowe funkcje, a ich dobór zależy od potrzeb użytkownika. W firmach wciąż korzystających z faksów alternatywną dla analogowego faksu jest rozwiązanie Mail-to-Fax lub Fax-to-Mail, czyli wysyłanie faksów z komputera. Taką funkcją oferuje, m.in. rozwiązanie UC firmy innovaphone.
Zdalne konferencje
Kolejną kluczową funkcją systemów UC są zdalne konferencje. Ich ogromną zaletą jest to, że mogą być przeprowadzone różnymi metodami. Można, np. użyć do tego celu aplikacji webowej czy komunikacji audio lub wideo. Korzystając z narzędzi do pracy grupowej takich, jak zdalne konferencje, wszyscy użytkownicy mogą pracować nad jednym plikiem czy obserwować tę samą prezentację.
Contact center
Jeśli firma posiada własne call center, system UC oferuje niezbędne funkcje do jego prowadzenia. Ponadto moduł contact centers umożliwia pracownikom wykonywanie ich obowiązków z różnych lokalizacji. Taki system ułatwia konsultantom reagowanie na problemy zgłaszane przez klientów. Ponadto daje klientom możliwość kontaktu z konsultantami z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji.
Aby konsultanci efektywnie odpowiadali na zgłoszenia klientów, moduł contact center powinien oferować poniższe funkcje:
- integracja z systemem zawierającym dane o klientach,
- nagrywanie rozmów,
- monitorowanie,
- przekazywanie połączeń (przełączanie),
- narzędzia analityczne.
Dostawcy rozwiązań UC zwykle oferują szeroki wachlarz usług i funkcji. Bardzo ważne jest, aby wybrać takiego dostawcę, który ma ofertę odpowiadającą potrzebom danej firmy. Warto pytać dostawców, na ile ich rozwiązanie jest elastyczne i jak można dobierać funkcje. Z reguły nie powinno być problemów ze „skomponowaniem” własnego pakietu UC (niektórzy producenci od razu oferują w jednej cenie pakiet z pełnym zestawem funkcji). Warto mieć przy tym na uwadze, że jeśli w chwili zakupu jakieś funkcje nie są potrzebne, to w przyszłości może się to zmienić. Dlatego system UC powinien umożliwiać łatwe rozszerzenie o nowe funkcje i aplikacje, ale istotne jest też, w jaki sposób odbywa się licencjonowanie. W przypadku rozwiązania UC firmy innovaphone aplikacje można dołączać poprzez zakup licencji, nie trzeba od razu kupować wszystkich funkcji (przede wszystkich tych, które nie są potrzebne).
