Pierwsza część poradnika znajduje się tutaj.
Platformy udostępniające użytkownikom tworzenie własnych systemów zyskują coraz większą popularność. Przykładem takiego rozwiązania jest system QuickBase. Prezentujemy drugą część materiału poświęconego temu interesującymi rozwiązaniu.
W pierwszej części artykułu przedstawiliśmy strukturę danych w QuickBase, sposób raportowania, widok kokpitu oraz mechanizmy subskrypcji, przypomnienia i powiadomienia. W niniejszej publikacji przyjrzymy się zaawansowanym zastosowaniom produktu, sposobom tworzenia aplikacji oraz kosztom wdrożenia.
Zastosowania zaawansowane
System jest na tyle elastyczny, że możliwe jest stworzenie przy jego pomocy złożonych aplikacji. Intuita udostępnia do swojego systemu API pozwalające na manipulowanie danymi przy pomocy narzędzi programistycznych takich jak Java, jQuery, Python, czy wprost z poziomu HTML. Korzystając z API dane mogą być zarówno z systemu pobierane, jak i do niego zapisywane. Możliwe jest ich udostępnianie innym bazom danych czy aplikacjom, które z API QuickBase są w stanie skorzystać. Dobrym przykładem może tu być wykorzystanie Google Visualisation API do graficznej prezentacji danych z QuickBase w postaci wykresów czy schematów standardowo w QuickBase niedostępnych (n.p. struktura organizacyjna).
Kolejnym z bardziej zaawansowanych elementów wykorzystujących API jest przygotowywanie raportów o stopniu komplikacji wykraczającym poza możliwości systemowego generatora raportów.
Warto również wspomnieć o wtyczkach przygotowanych przez firmy trzecie, które umożliwiają dalsze rozbudowywanie funkcjonalności systemu poprzez dodawanie gotowych do użycia rozbudowanych funkcji czy elementów graficznych z pominięciem konieczności korzystania z API przez samego użytkownika.
Wspieranie przepływów pracy
Powyżej opisane procesy, połączone razem w logiczną całość umożliwiają proste tworzenie mechanizmów typu przepływu pracy czy obiegu dokumentów. Przykładowo dzięki powiadomieniom można stworzyć mechanizm pozwalający na wieloetapowe zatwierdzanie działań lub dokumentów, przy czym użytkownicy będą otrzymywali systemowe powiadomienia tylko wtedy, gdy ich interwencja jest rzeczywiście potrzebna. Mogą również otrzymywać przypomnienia o zaniechanych działaniach lub takie zaniechanie może skutkować eskalowaniem wymaganej akcji do innego użytkownika.
Ochrona danych
Jednym z ważniejszych aspektów każdego sytemu jest ochrona przechowywanych danych. O ile sam dostęp do systemu i ochrona całej aplikacji jest domeną Intuta, o tyle na poziomie samej aplikacji, tablic lub wręcz pojedynczych pól dostęp jest kontrolowany poprzez odpowiednie definiowanie roli użytkownika i ich praw dostępu do poszczególnych elementów aplikacji. Mechanizmy wbudowane w QuickBase są dość rozbudowane i pozwalają na definiowanie dostępów na poziomie tablic, rekordów czy wręcz pojedynczych pól. Całe fragmenty aplikacji mogą być ukrywane przed użytkownikami a jednocześnie dane pochodzące z ukrytych elementów mogą ciągle być dostępne za pośrednictwem odpowiednio zdefiniowanych relacji, raportów bądź formularzy. W praktyce oznacza to, że w ramach jednej instancji bazy danych w QuickBase można stworzyć kilka zupełnie rozdzielnych (lub współpracujących ze sobą poprzez współdzielenie danych) aplikacji dla różnych grup użytkowników.
Warto również zwrócić uwagę na bezpieczeństwo danych w przypadku wykorzystywania API i łączenia aplikacji QuickBase z innymi systemami. Otóż każda z aplikacji utworzonych w QuickBase jest identyfikowana unikalnym kluczem dostępu, którego znajomość jest niezbędna do uzyskania dostępu do danych przy pomocy API. Taki klucz musi być użyty jako jeden z parametrów wywołania funkcji API, aby dane zostały udostępnione przez bazę danych. W związku z tym, że dostęp do aplikacji jest realizowany za pomocą szyfrowanego połączenia, klucz pozostaje niewidoczny.
Proces tworzenia aplikacji
Największą chyba zaletą tego typu systemów jest prostota tworzenia aplikacji. Cała, nierzadko skomplikowana, struktura danych, relacji, formularzy, raportów, praw dostępu jest dość skutecznie ukryta przed użykownikiem systemu a udostępnione jest tylko to, co jest absolutnie niezbędne w procesie tworzenia. Dostęp do wszelkich elementów, które można konfigurować jest zrealizowany za pośrednictwem łatwego w obsłudze interfejsu graficznego, w którym jak z klocków składa się poszczególne elementy i ustala ich właściwości. Powoduje to, że tworzenie aplikacji w QuickBase zajmuje wprawnemu deweloperowi godziny czy dni, zamiast tygodni. Również rozwijanie istniejącego już systemu jest uproszczone dzięki możliwości wykorzystania środowiska testowego (sandbox), w którym można przygotować i przetestować zmiany aby później jednym przyciskiem skierować je do środowiska produkcyjnego.
Również proces początkowego zapełniania aplikacji już dostępnymi danymi historycznymi (jub początkowymi danymi referencyjnymi) jest znacznie uproszczony. Quickbase posiada wbudowane narzędzia umożliwiające import danych z plików zapisanych w popularnych formatach takich jak .XLS czy .CSV.
Gotowe aplikacje
Jednym z istotnych elementów umożliwiających szybkie rozpoczęcie pracy z QuickBase jest dostęp do olbrzymiej bazy gotowych aplikacji udostępnianych za pośrednictwem QuckBase Exchange (w chwili obecnej jest to kilkaset aplikacji). Aplikacje takie mogą być pobrane z repozytorium i zainstalowane w ramach konta użytkownika. Pobrana aplikacja może być używana w formie pierwotnej lub stanowić podstawę do stworzenia nowej aplikacji, dostosowanej do indywidualnych potrzeb użytkownika.
Koszty
Jak wspomnieliśmy na wstępie, QuickBase jest dostępny w oparciu o mechanizm opłat abonamentowych. W zależności od wymagań stawianych systemowi można wykorzystać jedną z trzech dostępnych opcji, różniących się dostępnymi funkcjami, ilością możliwych do stworzenia rekordów, czy ilością przeznaczonej na przechowywanie danych przestrzeni dyskowej. W najprostszej wersji (plan Essential) koszt systemu to 150 USD miesięcznie (minimum 10 użytkowników po 15 USD miesięcznie). Zakup najbardziej rozbudowanej wersji, przeznaczonej dla dużych firm i korporacji, wiąże się z kosztem minimalnym 1600 USD miesięcznie (minimum 40 użytkowników po 40 USD miesięcznie). Dla osób zainteresowanych przetestowaniem systemu dostępna jest również bezpłatna, 30. dniowa wersja.
