Platformy udostępniające użytkownikom tworzenie własnych systemów zyskują coraz większą popularność. Przykładem takiego rozwiązania jest system QuickBase.
Granica pomiędzy różnymi systemami SaaS bądź PaaS jest dość płynna, niemniej idea jest identyczna. Za stosunkowo niewielką opłatą abonamentową można uzyskać dostęp do platformy udostępniającej gotowe aplikacje lub pozwalającej stworzyć własne, szyte na miarę oprogramowanie. Model ten ma kilka zalet: skalowalność, bezpieczeństwo danych i wysoką dostępność systemu oraz elastyczność zastosowań. Ciekawym przykładem rozwiązania Paas jest system QuickBase stworzony przez firmę Intuit. Popularność tego produktu szybko rośnie, a wśród jego użytkowników znajdują się nawet największe firmy z listy Fortune 500. Na przykładzie platformy QuickBase pokażemy jak szybko i efektywnie tworzyć aplikacje dla firm.
Struktura danych w QuickBase
System QuickBase jest zbudowany w oparciu o bazę danych, którą można dostosowywać do indywidualnych potrzeb. Użytkownik ma do wyboru wiele różnych typów danych, w których można przechowywać informacje (liczby stało i zmiennoprzecinkowe, data, czas, tekst, URL, adres email, boolean, itp.). Dodatkowo pola mogą zawierać formuły, umożliwiająca dynamiczną lub warunkową prezentację danych poprzez wykonywanie kalkulacji na liczbach i manipulację tekstem zawartym w innych polach. Dzięki wykorzystaniu języka podobnego w składni do MS Excel, tworzenie własnych formuł jest proste i szybkie nawet dla niezbyt zaawansowanego użytkownika. Informacja składająca się z wielu pól o różnych typach danych tworzy rekordy, przechowujące dane w sposób usystematyzowany. Przykładem takiej tablicy może być baza danych lokacji oddziałów firmy zawierająca informacje np. o kraju, mieście, dokładny adres, nazwę oddziału.
Dostęp do danych zawartych w tablicach jest możliwy w dwóch trybach:
- grid view umożliwiający dostęp do danych w całej tablicy w formie przypominającej arkusz kalkulacyjny (kolumny odpowiadają poszczególnym polom a rzędy poszczególnym rekordom).
- z użyciem formularzy; użytkownik ma możliwość zdefiniowania jednego lub wielu formularzy umożliwiających dostęp do danych w tablicy. Formularz taki wyświetla dane zawarte w jednym tylko rekordzie. Jego układ graficzny może być dość dowolnie definiowany (umiejscowienie pól w formularzu, które pola są wyświetlane a nawet można budować formularze dynamiczne, zmieniające swój wygląd i wybór wyświetlanych pól w oparciu o zdefiniowane przez użytkownika reguły).
Tego typu prosta tablica jest przydatna do zwykłego przechowywania danych. Prawdziwa siła QuickBase tkwi w możliwości tworzenia relacji pomiędzy tablicami. Wyobraźmy sobie, że nasza aplikacja zawiera również informacje o pracownikach firmy (imię, nazwisko, stanowisko, oddział, w którym pracownik jest zatrudniony). Ponieważ dane o oddziałach firmy są już zapisane w systemie w tablicy lokalizacji firmy, można je wykorzystać poprzez dodanie relacji pomiędzy tymi tablicami. Zamiast wpisywać ręcznie oddział w którym pracuje dany pracownik wystarczy skorzystać z listy wyboru i wybrać jedną z predefiniowanych lokalizacji, np. korzystając z jej nazwy. Dane takie jak kraj, miasto, adres będą wtedy automatycznie dostępne. W przypadku dużej ilości danych (firma np. z 200 oddziałami na całym świecie) można również budować dynamiczne filtry tak aby np. po wybraniu w pierwszym kroku kraju w którym pracuje pracownik pokazywały się tylko odziały z danego państwa.
Podążając dalej tym tropem, możemy wyobrazić sobie kolejne tablice, zawierające dane np. o klientach firmy, sprzedawanych produktach itd. Poprzez odpowiednie połączenie tych tablic ze sobą przy pomocy relacji można łatwo stworzyć w pełni funkcjonalny system wspierający sprzedaż.
Raportowanie
QuickBase umożliwia użytkownikom tworzenie rozbudowanych raportów wielu typów. Mogą to być zestawienia rekordów z poszczególnych tabel (również zawierające dane udostępniane poprzez relacje), raporty sumaryczne czy inne wykresy. Co istotne, użytkownik ma do dyspozycji wiele różnych mechanizmów pozwalających na budowanie raportów, które wyświetlają istotne dla użytkownika rekordy. Można je wstępnie filtrować, grupować lub stosować mechanizmy wyróżniające dane spełniające określone kryteria (np. podświetlać na czerwono przeterminowane zamówienia). Istnieją również mechanizmy umożliwiające dynamiczną pracę z wcześniej zdefiniowanymi raportami, poprzez dynamiczne odfiltrowanie niepotrzebnych danych w trakcie pracy z raportem.
Widok kokpitu
Dostęp do danych w poszczególnych tablicach jest możliwy nie tylko poprzez formularze i raporty. QuickBase pozwala również na tworzenia kokpitów grupujących w jednym widoku wiele raportów pochodzących z różnych tablic w jednej aplikacji, dodanie przycisków umożliwiających szybkie wykonanie różnych akcji, wyświetlanie informacji z innych witryn (w tym również z poza QuickBase), itp. Można stworzyć wiele kokpitów, przypisanych do ról użytkowników ( np. dyrektor generalny uzyska dostęp do danych nieosiągalnych dla pracownika marketingu czy działu sprzedaży).
Subskrypcje, przypomnienia i powiadomienia
QuickBase posiada kilka mechanizmów umożliwiających mu komunikowanie się z użytkownikiem przy pomocy poczty elektronicznej:
- Subskrypcje umożliwiają przesyłanie użytkownikom raportów według określonego grafiku. Wiadomość taka zawiera pełną kopię raportu i nie jest dynamiczna, tak jak w przypadku pełnego raportu wyświetlanego bezpośrednio w systemie. Niemniej zawiera odnośniki do poszczególnych rekordów, umożliwiając w ten sposób szybki do nich dostęp i ich edycję lub sprawdzenie szczegółów niewyświetlanych w raporcie. Jest to więc mechanizm pozwalający na np. dystrybucję okresowych raportów i podsumowań.
- Przypomnienia umożliwiają wysyłanie wiadomości o w zasadzie dowolnej treści na określoną ilość dni przed lub po dacie wyszczególnionej w jednym z pól danego rekordu. Jest to bardzo wygodny mechanizm przypominania użytkowników o konieczności wykonania pewnych czynności w systemie.
- Powiadomienia dają możliwość zwrócenia uwagi użytkownika na określone wydarzenia zaistniałe w systemie – np. utworzenie nowego rekordu, zmiana jego zawartości lub jego usunięcie z systemu mogą aktywować wysłanie takiego powiadomienia.
Warto też zwrócić uwagę na zaawansowaną logikę opisanych mechanizmów, pozwalającą na tworzenie skomplikowanych warunków logicznych, które spowodują wysłanie wiadomości w zależności od wartości danych przechowywanych w rekordzie bądź użytkownika będącego adresatem.
