Skuteczne procedury = duże oszczędności

0

Firmy o najmniej skutecznych procedurach zabezpieczania informacji na potrzeby postępowania sądowego muszą wydawać ponad dziesięć razy więcej niż podobne firmy stosujące bardziej skuteczne procedury – wynika z badania przeprowadzonego przez stowarzyszenie ITPCG.

Stowarzyszenie IT Policy Compliance Group (ITPCG) opublikowało swój najnowszy raport „Improving Results for the Legal Custody of Information” (Poprawa skuteczności zabezpieczenia informacji na potrzeby postępowania sądowego). W wyniku rozmów przeprowadzonych z 235 firmami odkryto, że koszty związane z zabezpieczaniem informacji na potrzeby postępowania sądowego istotnie się różnią i zależą od wielkości firmy oraz skuteczności obowiązujących w firmie procedur zabezpieczenia informacji. Zabezpieczanie informacji na potrzeby postępowania sądowego rozpoczyna się, gdy firma dowie się o obecnie trwającym lub możliwym w przyszłości postępowaniu lub dochodzeniu.

Średnie koszty zabezpieczania informacji na potrzeby postępowania sądowego w dużych przedsiębiorstwach ze standardowymi procedurami wahały się od 500 tys. do 9 mln USD. Firmy z najmniej skutecznymi procedurami podały kwoty wydatków równe od 1,5 mln do ponad 28 mln USD rocznie. Z kolei duże firmy, o najbardziej skutecznych procedurach zabezpieczania informacji, poniosły koszty wynoszące tylko od 120 tys. do 2,6 mln USD rocznie. Badanie stowarzyszenia ITPCG pokazało, że firmy o najmniej skutecznych procedurach zabezpieczania informacji na potrzeby postępowania sądowego muszą wydawać ponad dziesięć razy więcej niż podobne firmy stosujące bardziej skuteczne procedury.

W badaniu określono również ilość informacji podlegających prośbom o udostępnienie, które należą do informacji przechowywanych w postaci elektronicznej. Informacje przechowywane w postaci elektronicznej stanowią od 50% do 70% danych w dużych przedsiębiorstwach, od 35% do 50% w firmach średniej wielkości i od 20% do 35% w małych firmach. Wprawdzie większy udział informacji przechowywanych w postaci elektronicznej oznacza większą pewność ich dostępności, kompletności oraz poprawności, jednak te korzyści mają wpływ na obsługę prawnych próśb o udostępnienie tylko wtedy, gdy dane są zindeksowane w sposób umożliwiający ich szybkie wyszukiwanie, ochronę, przechowywanie i pobieranie.

Prawnicy, z którymi rozmawiano podczas opracowywania tego raportu, wskazują, że faktyczne wezwania sądowe stanowią niewielką część prawnych próśb o dane, które mogą spowodować zabezpieczenie informacji na potrzeby postępowania. Badanie porównawcze stowarzyszenia ITPCG, uzupełnione wieloma szczegółowymi dyskusjami z prawnikami, zawiera najbardziej znaczące odpowiedzi rozmówców na temat strategicznych działań, które powinna podjąć firma w celu poprawy wyników, zmniejszenia opłat za usługi prawne oraz ograniczenia wewnętrznych wydatków na wyszukiwanie, pobieranie i ochronę informacji podlegających prośbom o udostępnienie.

Ankietowane firmy wskazywały na konkretne procedury informatyczne, które poprawiają wyniki i zmniejszają koszty:

  • Zidentyfikowanie luk w proceduralnych i technicznych mechanizmach kontrolnych.
  • Przekształcenie informacji w format elektroniczny.
  • Zinwentaryzowanie i zindeksowanie danych w celu umożliwienia ich szybkiego wyszukiwania.
  • Zwiększenie częstotliwości monitorowania i pomiarów.
  • Uzupełnienie luk w proceduralnych i technicznych mechanizmach kontrolnych.
  • Aktualizacja zasad postępowania i procedur.

Ich zdaniem, najbardziej przydatne technologie, poprawiające wyniki przy najniższych wydatkach to:

  • Tworzenie kopii zapasowych i archiwizacja.
  • Narzędzia do rejestracji i konwersji danych.
  • Narzędzia do indeksowania danych i zapisów.
  • Narzędzia do obsługi przechowywania i usuwania zapisów.
  • Narzędzia do szkolenia pracowników.

Podstawę dla raportu „Improving Results for the Legal Custody of Information” stanowiły testy porównawcze przeprowadzone w 235 wybranych firmach. 90% firm, które wzięły udział w badaniach, ma swoją siedzibę w Stanach Zjednoczonych, zaś pozostałe pochodziły z takich państw jak Australia, Brazylia, Kanada, Francja, Niemcy, Irlandia, Japonia, Holandia, Polska, Singapur, Hiszpania, Zjednoczone Emiraty Arabskie czy Wielka Brytania.

PODZIEL SIĘ

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ