Już od paru lat archiwizowanie poczty elektronicznej nie jest związane wyłącznie z dodatkowym kosztem, ale może też przyczynić się do uniknięcia znacznie większych strat . Coraz częściej pojedyncze wiadomości pocztowe są wykorzystywane jako dowód w sprawie sądowej. Dlatego niemal każda firma powinna przez dłuższy czas przechowywać archiwalne wiadomości, zapewniając sobie jednocześnie możliwość dostępu do nich w krótkim czasie.
Wiele informacji związanych z transakcjami biznesowymi przechodzi przez pocztę elektroniczną – od negocjacji kontraktu w jego początkowej fazie, przez podpisanie umowy, po faktury i dokumenty płatności. Większość firm nie docenia wartości tych informacji, tymczasem mogą być one na wagę złota. Wielu nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że w korporacyjnej poczcie – według badań firmy Osterman – przechowywanych jest aż 75 % strategicznych dla firmy informacji. Chociażby z tego powodu konieczne jest wdrożenie profesjonalnego systemu do archiwizacji poczty elektronicznej jako nośnika strategicznych dla firmy danych.
Cele związane z archiwizacją poczty elektronicznej mogą być różnorakie. Departament prawny widzi w nich szansę na uzyskanie dowodu do wykorzystania w sprawie sądowej. Dział IT może sprawnie zarządzać skrzynkami pracowników, jako że system archiwizacyjny odciąży je od starszych wiadomości. Globalne korporacje, które podlegają prawu z kraju, gdzie znajduje się ich centrala, są zobowiązane do archiwizacji poczty nie tylko ze względu na to prawo, ale także potrzebę jeżdżących po świecie pracowników, związaną z koniecznością dostępu do archiwalnych wiadomości.
Oto szczegółowa analiza przyczyn dla których warto archiwizować pocztę elektroniczną:
- Dostęp do starych lub skasowanych wiadomości. Tradycyjne rozwiązania do backupu podczas próby odzyskania systemu rzadko gwarantują możliwość dostępu do konkretnych wiadomości pocztowych. Nie oferują także możliwości szczegółowego przeszukiwania przez pracownika zadania backupu zawierającego pocztę elektroniczną. Wszystkie te funkcje oferują profesjonalne systemy do archiwizacji poczty elektronicznej – pozwalają pracownikowi i innym upoważnionym osobom na szybkie przeszukanie starych wiadomości pocztowych.
- Problemy z pamięcią masową. Liczba generowanych dziennie komunikatów pocztowych stała się realnym problemem dla administratorów IT. Gdy dochodzą do tego duże załączniki, wyzwaniem staje się zapewnienie odpowiedniej ilość miejsca na serwerze pocztowym. Gdy ta staje się niewystarczająca, poczta elektroniczna musi być przechowywana na stacjach roboczych użytkowników lub w zasobach sieciowych, co generuje problemy z jej dostępnością. Dzięki rozwiązaniu do archiwizacji wszystkie wiadomości są przechowywane na serwerze i są łatwo dostępne. Dodatkową pomoc może świadczyć obecna w coraz większej licznie systemów do archiwizacji funkcja deduplikacji, dzięki której załącznik dołączony do wielu wiadomości będzie przechowywany tylko w jednej instancji.
- Zgodność z prawem. Spośród firm ankietowanych przez GFI Software, które wdrożyły rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej, 44% prowadziło wewnętrzne śledztwo korzystając z tego systemu, a 38% wykorzystało pozyskane w ten sposób informacje w oficjalnych sprawach sądowych. Coraz więcej firm tworzy własne polityki zarządzania informacją w przedsiębiorstwie; często zawierają one także zapisy odnośnie archiwizacji poczty elektronicznej.
Wybór rozwiązania do archiwizacji
Podejmując decyzję odnośnie rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej należy wziąć pod uwagę wielkość firmy, ilość i rodzaj posiadanych pamięci masowych, a także związane z firmą wymagania prawne. W małych i średnich firmach system ten najczęściej będzie pomagał w „rozładowaniu” serwera i przeniesieniu starszych wiadomości do centralnego archiwum przy jednoczesnym zachowaniu możliwości ich przeszukiwania i odzyskania. W dużych przedsiębiorstwach, obok możliwości spełnienia wymagań prawnych, doceniona zostanie z pewnością możliwość szybkiego przeszukania milionów wiadomości pocztowych w bardzo krótkim czasie.
Istnieje wiele funkcji, na które powinno się zwrócić uwagę poszukując rozwiązania do archiwizacji. Oprogramowanie to powinno mieć elastyczne narzędzie do wyszukiwania – nie tylko po podstawowych parametrach wiadomości pocztowej, ale także np. łączenia poszczególnych wiadomości w całe wątki i dyskusje. Powinna także być zagwarantowana możliwość stworzenia tzw. polityki retencji, czyli odgórnego określenia przez jaki czas zarchiwizowane wiadomości będą przechowywane, bez możliwości ich ręcznego usunięcia (natomiast później oczyszczenie archiwum powinno następować automatycznie). Kolejnym ważnym czynnikiem jest konieczność zagwarantowania spójności całego archiwum i braku możliwości ingerowania w treść zarchiwizowanych wiadomości. Aby móc zaprezentować pojedynczą wiadomość pocztową jako dowód w sądzie firma musi zagwarantować, że nikt postronny nie miał możliwości wpłynięcia na jej treść. Finalnie, oprogramowanie do archiwizacji nie powinno być trudne we wdrożeniu i obsłudze, jako że będą korzystać z niego wszyscy pracownicy firmy, także ci bez informatycznego wykształcenia.
W kontekście archiwizacji poczty elektronicznej dość często podnoszony jest temat prywatności komunikacji – archiwizacji automatycznie będzie podlegała także prywatna korespondencja pracowników firmy, realizowana ze służbowego konta. Warto, aby pracodawca uregulował te kwestie indywidualnie przy podpisywaniu umów z pracownikami i przyznawaniu im dostępu do konta poczty elektronicznej. Archiwizacja wiadomości pocztowych działa na korzyść firmy, a więc pośrednio także na korzyść pracownika. Natomiast określanie które wiadomości powinny być archiwizowane, a które nie (np. filtrowanie po adresach mailowych), przeczy samej pierwotnej koncepcji.
