Systemy wideokonferencyjne

0

Metody komunikacji stosowane w przedsiębiorstwach szybko się zmieniają. Aplikacje przeznaczone dla użytkowników indywidualnych nie tylko przekroczyły granice firm, ale cieszą się dużym powodzeniem wśród pracowników, a rozwiązania „nowej ery”, takie jak systemy wideokonferencyjne, stanowią już standardowe wyposażenie biura.

Do niedawna panowało przekonanie, że systemy wideokonferencyjne są zawodne oraz trudne w obsłudze i zarządzaniu. Gdy pojawiły się na rynku, były drogie, więc trafiały niemal wyłącznie do wielkich przedsiębiorstw. Od tego czasu dużo się jednak zmieniło. Technologie i infrastruktury są dziś o wiele nowocześniejsze, a firmy wiedzą już, że aplikacje wideokonferencyjne jako element szerszej strategii komunikacyjnej przynoszą korzyści w kategoriach kosztów, produktywności i zadowolenia pracowników.

Z perspektywy użytkownika najważniejsza jest jakość i łatwość obsługi. System wideokonferencyjny powinien funkcjonować jako integralna część strategii komunikacyjnej firmy, najlepiej – w środowisku ujednoliconej komunikacji (Unified Communication). W środowisku takim pracownicy nie muszą się zastanawiać, z jakiego środka komunikacji skorzystać. Infrastruktura oferuje im wszystkie technologie, a nawiązanie połączenia wideokonferencyjnego jest łatwe, jak podniesienie słuchawki telefonu. Z początku, ze względu na koszty i wymagania dotyczące zarządzania, wideokonferencje były zarezerwowane dla wąskiej grupy pracowników. Obecnie wiele takich rozwiązań można udostępnić po rozsądnym koszcie wszystkim, niezależnie od funkcji czy stanowiska.

Systemy wideokonferencyjne zapewniają użytkownikom natychmiastową łączność z dowolnego miejsca w czasie rzeczywistym. Przynoszą wymierne i niewymierne korzyści. Pracownicy przebywający w różnych miejscach mogą się w jednej chwili połączyć wizualnie z kolegami na całym świecie. Włączenie takich rozwiązań w codzienny przepływ pracy znacznie usprawnia planowanie, koordynowanie i realizację zadań, nie mówiąc o obniżeniu kosztów.

Producenci oferują różnego typu aplikacje wideokonferencyjne z funkcjami ułatwiającymi codzienną pracę. Dla dyrektora generalnego, który codziennie rozmawia ze swoim kolegą z USA, inwestycja w najwyższej klasy rozwiązanie wideokonferencyjne w standardzie High Definition zwróci się, gdy weźmie się pod uwagę koszty lotów nad Atlantykiem w klasie business. W firmie mającej wiele zdalnych oddziałów i zespołów aplikacja wideokonferencyjna wdrożona na komputerach wszystkich pracowników również może przynieść zwrot z inwestycji.

Oprócz obniżenia kosztów i zwiększenia produktywności w grę wchodzą korzyści niewymierne. Wideokonferencje podnoszą morale pracowników, ponieważ ułatwiają im elastyczną współpracę i zachęcają do kontaktów „twarzą w twarz” (nawet jeśli tę twarz oglądają tylko na ekranie). Niezależna europejska firma badawcza przeprowadziła na zlecenie firmy Avaya ankietę na ten temat wśród pracowników. 61% respondentów stwierdziło, że pracownicy pracujący w elastycznym środowisku są szczęśliwsi, a 51% – że pracują ciężej. Zdaniem 52% respondentów z Wielkiej Brytanii grupa ta jest bardziej lojalna wobec pracodawców.

Rozwiązania wideokonferencyjne są jednym z wielu typów aplikacji, które można włączyć do systemu ujednoliconej komunikacji. W praktyce jednak te dwa terminy tak bardzo związały się ze sobą, że często są używane zamiennie, a niektórzy specjaliści z branży mają problemy z objaśnieniem, czym jest system ujednoliconej komunikacji, choć wyrażenie to jest powszechnie znane. Ponadto wiele osób woli używać terminu „wideokonferencje”, ponieważ przemawia on do wyobraźni i ułatwia zrozumienie definicji systemu ujednoliconej komunikacji. Oznacza to jednak pominięcie tego, co najważniejsze, tzn. funkcjonowania aplikacji wideokonferencyjnych w infrastrukturze ujednoliconej komunikacji w sposób, który zapewnia przedsiębiorstwom osiągnięcie maksymalnych korzyści finansowych i pozafinansowych.

Przyszłość systemów ujednoliconej komunikacji od początku zapowiadała się obiecująco, ponieważ zapewniają one firmom narzędzia zwiększające produktywność i wydajność. Jednak dopiero teraz zaczyna się w pełni wykorzystywać potencjał tej technologii. Ogólnym celem ujednoliconej komunikacji było zawsze zapewnienie infrastruktury komunikacyjnej integrującej aplikacje do przesyłania danych i głosu oraz inne rozwiązania w jednym środowisku, w którym pracownicy mogą komunikować się z różnych miejsc na wiele sposobów. Ujednolicony system komunikacyjny umożliwia firmom większą orientację na użytkownika: każdy pracownik może wybrać odpowiadające mu środki komunikacji. Przykładem jest coraz większa popularność urządzeń i aplikacji przeznaczonych dla użytkowników indywidualnych, takich jak iPhone, komunikatory internetowe, Skype i GoToMyPC , które są coraz częściej używane w miejscach pracy.

Idealny system ujednoliconej komunikacji powinien połączyć wszystkie aplikacje komunikacyjne tak, aby zapewniały one przedsiębiorstwu maksymalne korzyści. Na przykład obsługa klienta może znacznie się poprawić dzięki rozwiązaniom do komunikacji w czasie rzeczywistym. Wyobraźmy sobie zadowolenie klientów, którzy mogą kontaktować się z serwisem za pomocą środków, jakie najbardziej im odpowiadają – przez telefon, pocztą elektroniczną, za pomocą wiadomości SMS, komunikatora internetowego lub systemu wideo. Dobrze byłoby wiedzieć, ilu klientów wolałoby rozmawiać z bankową obsługą klienta za pomocą aplikacji wideokonferencyjnej, aby widzieć osobę, której powierzają swoje finanse.

Korzyści biznesowe z aplikacji wideokonferencyjnych są oczywiste, zwłaszcza w obecnym klimacie ekonomicznym, gdy tak ważna jest wydajność i szybki zwrot z inwestycji. Aplikacje te ułatwiają firmom różnej wielkości spełnienie różnych wymagań i osiągnięcie różnych celów. Małym i średnim firmom często zależy, np. na mobilności pracowników i ich zdolności do komunikowania się z kolegami niezależnie od tego, czy pracują w domu, czy w zdalnej lokalizacji. Duża korporacja może być natomiast zainteresowana i wdrożeniem najbardziej zaawansowanych rozwiązań wideokonferencyjnych, aby umożliwić dyrektorom najwyższego szczebla komunikację z rozmówcami na całym świecie bez ponoszenia kosztów podróży służbowych. szerszego systemu ujednoliconej komunikacji.

Autor: Jakub Abramczyk, dyrektor zarządzający Avaya

PODZIEL SIĘ

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ