Konsumeryzacja IT sprawia, że urządzenia będące prywatną własnością użytkowników są coraz częściej wykorzystywane do celów biznesowych. Taka sytuacja z kolei wymusza ważne zmiany w organizacjach. Konieczne staje się wprowadzenie odpowiednich zasad stosowania trendu BYOD.

Korzyści wynikające ze stosowania mobilności w pracy sprawiają, że coraz częściej jedną z kluczowych potrzeb pracowników staje się elastyczność biznesowa, określająca zarówno sposób, porę jak i miejsce dostępu do aplikacji biznesowych, danych oraz informacji niezbędnych do wykonywania codziennych zadań. Korzystając z własnych urządzeń, można pracować wydajniej w dowolnym miejscu i o każdej porze na preferowanym smartfonie, tablecie lub notebooku. Wielokrotnie rodzi to jednak obawy pionu IT w zakresie potencjalnych komplikacji, jakie mogą wynikać z zezwolenia na dostęp do firmowej sieci urządzeniom należącym do użytkowników. Warto zatem zidentyfikować kluczowe elementy, które należy wziąć pod uwagę podczas wprowadzania formalnych zasad BYOD w organizacji.

Zasada 1: Nie komplikuj programu BYOD, bądź przygotowany: zaangażuj zainteresowanych i ustal najlepsze praktyki.

Zaangażowanie wszystkich zainteresowanych i określenie najlepszych praktyk powinno być punktem wyjścia każdego programu BYOD. Według raportu Citrix Workplace of the Future grupami, które najczęściej zajmują się opracowywaniem formalnych zasad BYOD są pracownicy działu IT, dyrektorzy najwyższego szczebla oraz dział kadr. Zatem aby sprawnie rozpocząć wykorzystywanie BYOD we własnej organizacji, to właśnie współpraca pomiędzy tymi grupami stanowi fundament dla powodzenia dalszych działań.

Zasada 2: Wiedz, że jeśli zaniechasz przygotowań, Twoja organizacja może być bardziej podatna na niepowodzenie: określ zawczasu klarowne zasady i parametry.

Warto, aby na początku wszystkie zainteresowane grupy uzgodniły kluczowe kryteria programu BYOD. Bez rozważenia poniższych podstawowych zagadnień wdrożenie kompleksowych zasad BYOD może okazać się trudne lub wręcz niemożliwe. Tym samym warto odpowiedzieć sobie na parę kluczowych pytań:

• Uczestnictwo w programie – kto może wziąć udział?
• Urządzenia – jakie urządzenia są dozwolone?
• Aplikacje i dane – jakiego rodzaju zasoby są / będą dostępne?
• Wsparcie – jakie usługi są / będą oferowane?
• Kwestie prawne – jakie są implikacje użytkowania?
• Kwestie finansowe – kto, co posiada oraz za co płaci?

Określ wymagania każdej zainteresowanej grupy i odpowiednio dopasuj do nich zasady BYOD.

Zasada 3: Wprowadź program w życie: bezpieczne i proste zasady BYOD są najbardziej efektywne.

Organizacje mogą łatwo wykorzystać istniejącą infrastrukturę i wdrożyć aplikacje w modelu „oprogramowanie jako usługa” (software-as-a-service, SaaS), aby bezpiecznie i efektywnie wprowadzić w życie zasady BYOD. Tego rodzaju zmiany, o ile są przeprowadzone prawidłowo – pozwalają zachować prywatność danych i zagwarantować bezpieczeństwo poufnych informacji biznesowych, a jednocześnie spełnić wymagania odpowiednich przepisów.

Zespół IT nie musi zajmować się konfiguracją i konserwacją urządzeń. Zamiast tego może skupić się na oferowaniu zabezpieczonych usług, zabezpieczonego dostępu do wirtualnych desktopów i aplikacji oraz usług chmurowych. Co więcej, jak wynika z obserwacji pracownicy bardziej dbają o swoje własne urządzenia i lepiej rozumieją ich pełne możliwości. Nie tylko ogranicza to uzależnienie użytkowników od pomocy technicznej, ale również pomaga organizacjom zmniejszyć koszty związane m.in. z nabywaniem urządzeń oraz wsparciem IT.

Ponadto dysponując niezawodną i bezpieczną infrastrukturą IT, organizacje zyskują pewność, że będą mogły dopasować wszystkie priorytety biznesowe do zmieniających się potrzeb. Przykładowo tak zwany workshifting zwiększa elastyczność i ogranicza koszty, pozwalając ludziom wybierać optymalny czas i miejsce pracy. Uwzględnia to preferencje pracowników, a jednocześnie gwarantuje ciągłość biznesową. Każdy pozostaje w pełni produktywny, bez względu na to, gdzie akurat przebywa.

Zasada 4: Prostota i bezpieczeństwo wygrywają: unikaj nieporozumień, bądź dokładny i tnij koszty.

Proste i bezpieczne podejście do programu BYOD pozwala rozwiać nieporozumienia i wyeliminować przeszkody we wprowadzaniu najlepszych praktyk. Pamiętaj:

• Kieruj się zasadą: „Nie walcz z tym, udostępnij to” – doceń elastyczność, jaką zapewnia BYOD.
• Nie komplikuj – najlepsze są najprostsze zasady BYOD
• Postaw na samoobsługę – pozwól pracownikom wybierać takie aplikacje, urządzenia i dane, jakich chcą i potrzebują
• Zapewnij bezpieczeństwo informacji – wrażliwe dane biznesowe przechowuj w scentralizowanej i bezpiecznej infrastrukturze IT.
• Ograniczaj koszty – program BYOD jest atrakcyjny finansowo zarówno dla organizacji, jak i pracowników, ponieważ zmniejsza koszty wsparcia, dzieli koszty zaopatrzenia i oszczędza zasoby

Dzięki zasadom BYOD organizacje mogą łatwo zagwarantować, że informacje biznesowe będą dostępne wszędzie, gdzie są potrzebne, jednocześnie zachowując zgodność z przepisami. Coraz częściej wymagamy dostępu do aplikacji i usług biznesowych, a BYOD pozwala nam korzystać z usług w każdym systemie operacyjnym i na dowolnym urządzeniu. Dodatkowe atuty, takie jak możliwość ograniczenia kosztów i zwiększenia produktywności sprawiają, że warto pozostać otwartym na nowe trendy, gdyż mogą one okazać się bardzo korzystne zarówno dla organizacji jak i jej pracowników.

Monika Karpińska, Corporate Account Manager w Citrix Systems Poland.