Dla większości firm i zakładów nieoczekiwana utrata zasilania ich sprzętu informatycznego oznaczałaby znaczne koszty związane z przestojami, utratą danych, stratą dobrego wizerunku i poważne konsekwencje dla ich działalności.
Ostatnie badanie przeprowadzone przez TechTarget i firmę Eaton wykazało, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy 37% specjalistów w dziedzinie informatyki doświadczyło nieplanowanej przerwy w pracy, a 32% ankietowanych stwierdziła, że trwała ona ponad cztery godziny. Koszt przestoju w sieci informatycznej może wynieść 6,000 euro na godzinę dla małych firm (1-100 pracowników), 66,000 euro na godzinę dla średnich firm (100- 1000 pracowników) i ponad 1,000,000 euro dla dużych firm (ponad 1000 pracowników).
Niektóre firmy mogą oceniać takie incydenty jako mniej katastrofalne, ale wciąż jako głęboko niepożądane niedogodności. Jedno jest jednak pewne, że niezależnie od ich perspektywy, wszystkie firmy i zakłady zaopatrują się w zasilacze awaryjne UPS w celu zapewnienia maksymalnej dostępności energii. Nowoczesne zasilacze gwarantowane UPS są jednak bardzo złożonymi urządzeniami, którym towarzyszy nieodłącznie ryzyko awarii. Można zmniejszyć to ryzyko lub całkowicie go uniknąć, poprzez wdrożenie strategii usług dostosowanej do potrzeb firmy.
Badania pokazują, że regularne utrzymywanie prewencji znacznie zwiększa średni czas między awariami, jednocześnie umożliwiając identyfikację potencjalnych zagrożeń. Według danych usługowych firmy Eaton, ponad 25 procent zapobiegawczych wizyt konserwacyjnych prowadzi do dalszych działań naprawczych, uaktualnień lub rozwiązywania potencjalnych problemów, zanim staną się one zagrożeniem dla dostępności zasilania.
Kwestią istotną dla sprawy nie jest zatem ustalenie czy usługa zasilania awaryjnego jest potrzebna, czy też nie, tylko opracowanie najlepszej możliwej strategii usługowej, która sprosta indywidualnym potrzebom każdej firmy. Wdrożenie skutecznego planu zapobiegawczego nie tylko minimalizuje przerwy w pracy i koszty przestojów, ale również zwiększa całkowity zwrot z inwestycji poprzez wydłużenie żywotności sprzętu.
Dostępne są cztery podstawowe rodzaje usług: zakup umowy serwisowej lub przedłużonej gwarancji ze strony producenta zasilacza awaryjnego UPS, zawarcie kontraktu z niezależnym dostawcą usług, skorzystanie z usług inżynierów wewnętrznych lub doraźne uzyskiwanie pomocy w razie pojawienia się problemu. Niestety, jako że każdy właściciel zasilacza awaryjnego działa w różnych warunkach, żaden z tych wariantów nie stanowi idealnego rozwiązania dla wszystkich zastosowań. Poniżej przeanalizujemy zalety i wady tych opcji, aby dostarczyć podstaw do świadomego procesu decyzyjnego.
Opcja 1: Usługi wewnętrzne producenta zasilacza awaryjnego UPS
Zaufany producent zasilaczy awaryjnych UPS oferuje dogłębną, fachową wiedzę i posiada przewagę nad osobami trzecimi, w tym nad użytkownikiem. Wyszkoleni technicy pracujący w terenie mają dostęp do regularnych, specyficznych szkoleń dotyczących konkretnych produktów producenta. Ich wiedza na temat zasilaczy awaryjnych UPS i ich wydajności jest stale aktualizowana i zawsze wspierana przez dostęp do najnowszego oprogramowania oraz zestawów modernizacyjnych w celu maksymalizacji poziomów wydajności. Dodatkowo, ekspertyza techniczna takich techników i ich umiejętności rozwiązywania problemów oraz znajomość marki przekładają się na skrócenie czasu naprawy.
Ogólnie rzecz ujmując, takie wsparcie jest kompleksowe pod względem liczby techników pracujących w terenie, rezerwowego personelu technicznego i zasobów biurowych. Ponadto producenci najprawdopodobniej są w stanie zaoferować strategię ograniczającą ryzyko, taką jak odpowiednie programy bezpieczeństwa i odpowiednie poziomy zabezpieczeń. Części zamienne są również łatwo dostępne, więc większość problemów jest zazwyczaj rozwiązywana podczas pierwszej wizyty technika.
Producenci zasilaczy awaryjnych UPS oferują również wiele możliwości serwisowania; Standardową gwarancję, rozszerzoną gwarancję, konserwację profilaktyczną, liczne warianty umów serwisowania oraz rozliczanie robocizny i materiałów (T&M). Inne opcje obejmują zdalne monitorowanie i wsparcie 24 godziny na dobę, z czasem reakcji najpóźniej następnego dnia lub nawet od dwóch do ośmiu godzin.
W związku z tym producenci zasilaczy awaryjnych UPS mogą profilować pakiety wsparcia i pomocy odpowiednie dla wszystkich zastosowań przemysłowych, w tym także dla środowisk o krytycznym znaczeniu. W porównaniu z alternatywami innych firm, dodatkowe korzyści oferowane przez producenta zasilaczy awaryjnych UPS mogą znacznie przewyższyć ich nieco wyższą cenę.
Opcja 2: Niezależny dostawca usług
Niezależni dostawcy usług to zewnętrzne firmy oferujące usługi w zakresie konserwacji, doradztwa, uruchamiania, instalacji i wsparcia technicznego w przypadku awarii zasilaczy oraz urządzeń wysokiej jakości. Chociaż często ich usługi są tańsze niż te producentów zasilaczy, zazwyczaj mają oni mniejsze zasoby i mniej szczegółowe szkolenia z produktów różnych marek; praktycznie niemożliwe jest pełne wyszkolenie technika w zakresie wszystkich zasilaczy awaryjnych, od każdego producenta, zwłaszcza, że zasilacze są stale ulepszane i modyfikowane.
Dla tych firm dostępność gotowych części do wszystkich modeli zasilaczy UPS jest niezwykle trudna, a nawet najbardziej niezależni dostawcy usług polegają na projektach, wsparciu i zasobach do tworzenia kopii zapasowych, które należą do samych producentów zasilaczy. Zapisy dotyczące ubezpieczania i bezpieczeństwa mogą nie zostać prawidłowo dotrzymane, a szybkie rozwiązanie problemu może się okazać niemożliwe.
Pomimo tego, że gwarancje fabryczne są niedostępne, chyba że jest to umowa od producenta, przy tym rozwiązaniu można w dalszym ciągu skorzystać z zapobiegawczej konserwacji, z umów o świadczeniu usług, rozliczania robocizny i materiałów, a także z niektórych innych usług pomocy technicznej.
Opcja 3: Konserwacja i utrzymanie we własnym zakresie
W przypadku firm posiadających wystarczające wewnętrzne umiejętności w zakresie bezpieczeństwa elektrycznego, konserwacji i utrzymania swoich zasilaczy awaryjnych UPS, taka opcja może okazać się sensowna ze względów finansowych. Sukces samodzielnego utrzymania zasilaczy, zależy od planowania i wdrażania rutynowej konserwacji prewencyjnej, a także od aktywnego zarządzania elementami zużywającymi się, takimi jak baterie i kondensatory.
Operatorzy zasilaczy, jako pierwsi, powinni zrozumieć działanie, bezpieczeństwo, obawy środowiskowe i podstawy prewencyjnego utrzymania konkretnego modelu zasilacza awaryjnego UPS. Zagrożenia związane z bezpieczeństwem obejmują, ale nie są ograniczone do tych związanych z wyładowaniami w łuku elektrycznym. Respondenci muszą również zrozumieć różne warunki alarmowe i reakcje wymagane dla konkretnych zdarzeń, a także sekwencje zatrzymania i uruchamiania zasilacza UPS w zależności od rożnych zastosowań.
Wewnętrzny personel obsługi technicznej korzysta z zestawu części zapasowych od producenta zasilacza UPS. Ważne jest jednak, aby taka firma miała także, w razie potrzeby, rezerwowy dostęp do dostawcy profesjonalnych usług konserwacyjnych.
Opcja 4: Robocizna i materiały
Doraźna konserwacja zasilacza UPS może czasami okazać się właściwym rozwiązaniem, zwłaszcza jeśli zasilacz jest stary i nie posiada umowy serwisowej. Jednak taka opcja jest raczej nierozsądna pod względem finansowym dla wielomodułowych i złożonych konfiguracji zasilaczy UPS.
Dostępny w każdej chwili dla wszystkich klientów rozwiązanie typu „robocizna i materiały” (T&M) jest zazwyczaj opłacane godzinowo, przy minimalnym wymogu jednej godziny. Taryfy takich usług zwykle są wyższe po godzinach pracy i weekendy, a czas odpowiedzi raczej nie jest gwarantowany. Dodatkowo, części zamienne mogą być bardzo drogie, przy czym średnie płyty przeznaczone do standardowych, trójfazowych zasilaczy UPS o mocy 80 kVA mogą kosztować nawet ponad 5,000 euro. Moduły zasilające mogą przewyższać koszt 9,000 euro za sztukę, a zwykle potrzeba ich kilka. Niepewne czasy reakcji i nieplanowane obciążenie finansowe za naprawy mogą powodować, że typ utrzymania „robocizna i materiały” nie jest atrakcyjny, szczególnie w przypadku zastosowań o znaczeniu krytycznym. Ta usługa może być jednak do zaakceptowania przez osoby samozarządzające zasilaczami, jeśli zasilacze nie są w pełni wykorzystywane lub jeśli prowadzona jest konserwacja zapobiegawcza przez innego usługodawcę, a część ubezpieczeniowa umowy serwisowej jest uważana za niepotrzebną, zarówno z powodu prywatnego rodzaju ubezpieczenia, jak i z innych powodów.
Podsumowanie
Zasilacze awaryjne UPS w ciągu ostatnich dwudziestu lat uległy znacznemu usprawnieniu, ale są to skomplikowane urządzenia, które wymagają rutynowej konserwacji, aby uniknąć potencjalnie niszczących i bardzo kosztownych przestojów. Każda z powyżej opisanych opcji utrzymania zasilaczy, ma zarówno zalety, jak i wady, których operatorzy powinni być świadomi.
Niezależnie od ich wyboru, niezbędna jest pewna forma obsługi technicznej, aby zminimalizować przerwy w pracy i koszty przestojów, a także, aby zwiększyć zwrot z inwestycji i zmaksymalizować żywotność zasilaczy UPS.
