Usługi zarządzania drukiem (Managed Print Services – MPS) pojawiły się pod koniec lat 90. i początkowo dotyczyły outsourcingu zarządzania parkiem urządzeń drukujących, ich serwisem i materiałami eksploatacyjnymi.
Tradycyjnie traktowane były jako źródło kosztów ogólnych przedsiębiorstwa (ok. 3% według „Quocirca Managed Print Services Market View”, czerwiec 2008), a obecnie stają się motorem potencjalnych oszczędności, przynoszącym również korzyści środowisku naturalnemu. Potwierdza to wiele raportów rynkowych.
Według firm analitycznych Gartner („Gartner Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide”, 24 września 2008) i Quocirca („Quocirca Managed Print Services Market View”, czerwiec 2008) obniżenie kosztów i zmniejszenie szkodliwości dla środowiska są głównymi czynnikami motywującymi przedsiębiorstwa do wdrażania usług MPS.
Tendencja ta jest widoczna w całym regionie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA), gdzie użytkownicy próbują racjonalizować swoje środowiska druku i cyfrowego przetwarzania obrazu w celu redukcji kosztów, zwiększenia produktywności i zmniejszenia zanieczyszczenia środowiska naturalnego. – HP generuje 28-48% oszczędności dzięki wdrożeniu usług MPS, ale wynikające z nich korzyści finansowe mogą być jeszcze większe – uważa Henry Blum, dyrektor ds. marketingu usług MPS w HP. – Wdrożenie programu HP MPS może nie tylko obniżyć wydatki inwestycyjne firmy (CAPEX), ale również zwiększyć jej marżę brutto o 2–6%, co jest warte rozważenia w każdych warunkach gospodarczych.
Również firma analityczna IDC prognozuje („An Economic Pressure Cooker Will Accelerate the IT Industry Transformation”), że rok 2009 będzie bardzo dobry dla licznie wdrażanych ekologicznych technologii IT (green computing), ponieważ przedsiębiorstwom zależy na szybkim zwrocie z inwestycji. Ponownie wzrośnie tendencja do analizowania strategii biznesowych pod kątem wymiernych korzyści płynących z ochrony środowiska, w tym w dużym stopniu usług MPS. Szczegółowa analiza zachowań i wymagań użytkowników usług drukowania może pomóc w znacznym zmniejszeniu zużycia energii i materiałów eksploatacyjnych w całej firmie.
Firma analityczna Photizo Group („2008 MPS Market Size, Share, and Forecast Analysis”) szacuje, że do 2012 r. rynek usług MPS w Ameryce Północnej i Europie Zachodniej osiągnie wartość 26,7 mld USD. W 2007 r. rynek ten stanowił 14% całego rynku technik przetwarzania obrazu, a w 2012 r. wskaźnik ten prawdopodobnie wzrośnie do 35%. Zarówno w Europie Zachodniej, jak i w Ameryce Północnej złożona roczna stopa wzrostu rynku usług MPS wynosi ponad 20%.
Według Eda Crowleya, założyciela i prezesa firmy Photizo Group, MPS jest jednym z sektorów, którym nie zaszkodzi ogólne spowolnienie gospodarcze. Z usług MPS korzystają firmy różnej wielkości. Z badań Photizo Group („2008 Q2 MPS Decision Maker Tracking Study Photizo Group) wynika, że obecnie 56% umów o usługi MPS zawieranych jest z firmami amerykańskimi i zachodnioeuropejskimi zatrudniającymi mniej niż 1000 pracowników, a 44% – z firmami zatrudniającymi ponad 1000 osób.
Ocenia się, że człowiek czyta i przyswaja informacje wydrukowane na papierze o 30% wydajniej niż wyświetlone na ekranie komputera. Jak wykazał najnowszy raport firmy analitycznej Quocirca (Quocirca Market View, Managed Print Services, czerwiec 2008), rozwój komunikacji cyfrowej doprowadził do wzrostu liczby dokumentów drukowanych. Wynika to częściowo z tradycji (dwa tysiące lat stosowania tej formy zapisu treści), ale również z formatu i poręczności tekstu na papierze (np. kolumny w gazecie są sformatowane tak, aby ograniczyć do minimum ruchy gałki ocznej czytelnika).
Wśród potencjalnych korzyści z dobrze wdrożonych usług MPS należy wymienić:
- mniejsze zanieczyszczenie środowiska dzięki obniżeniu zużycia energii przez urządzenia drukujące oraz redukcję emisji CO2 (której powodem była energia pobierana wcześniej przez urządzenia),
- eliminację marnotrawstwa i zmniejszenie zużycia materiałów eksploatacyjnych (drukowanie dwustronne, krótsze zadania drukowania dzięki wykorzystaniu narzędzi opartych na Web 2.0 oraz usługi mash-up – umieszczanie fotografii w dokumentach),
- konsolidację/uproszczenie architektury informatycznej,
- zwiększenie zadowolenia klienta,
- wyższy poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
