Jak wybrać system UC do małej lub średniej firmy

0

Dobra komunikacja jest kluczem do osiągnięcia sukcesu biznesowego. Jednak dla małych firm często jej zapewnienie bywa sporym wyzwaniem. Pracownicy w takich organizacjach często muszą się zajmować wieloma zadaniami, przez ciężko jest im śledzić, co robią inne osoby. System UC (Unified Communications) może pomóc w wymianie informacji i pracy grupowej. Jakimi jednak kryteriami należy się kierować, wybierając rozwiązanie UC do małej lub średniej firmy?

Partnerem bloga jest firma innovaphone.

Małe firmy są znacznie bardziej elastyczne niż duże organizacje, ponadto wyróżnia je duży indywidualizm. To powoduje, że mogą mieć bardzo różne potrzeby. Dlatego przeznaczone dla tego typu odbiorcy rozwiązania UC również powinno być unikalne i dostosowane do potrzeb danej organizacji. Zanim potencjalny użytkownik przejdzie do analizy funkcji systemów UC dostępnych na rynku, powinien postawić sobie fundamentalne pytanie: jakie niedostatki komunikacyjne występują w jego organizacji? Dopiero jeśli zna się problem, można szukać dla niego rozwiązania. Nie muszą to być drastyczne problemy, ale warto zastanowić się, jak można poprawić komunikację w firmowym zespole:

  • czy należy wprowadzić większy porządek we współdzielonych plikach?
  • czy dużym wyzwaniem jest dołączenie wszystkich osób do spotkania?
  • czy są jakieś osoby w firmie, z którymi trudno jest się skontaktować?
  • czy firmowe skrzynki e-mail są tak zapchane, że trudno jest znaleźć istotne wiadomości?
  • czy klienci mają problemy ze skontaktowaniem się z firmą?

Odpowiedzią na te bolączki są systemy UC, które zawierają takie funkcje, jak telefonia VoIP, komunikacja tekstowa (chat) w ramach zespołów czy zarządzanie zadaniami. Jednak świadomość tego, czego oczekuje się od systemu UC to dopiero połowa zadania. Warto też sporządzić listę wszelkich sposobów, w jakie można ulepszyć obecnie używany system. To pozwoli dokładnie ustalić, jakie nowe funkcje są potrzebne.

Najefektywniejsze narzędzia komunikacyjne
Z drugiej strony wiedza na temat tego, co działa dobrze, może pomóc w poszukiwaniu niezbędnych rozwiązań. Przykładowo, jeśli w kontaktach z klientami wykorzystuje się przede wszystkim pocztę elektroniczną, od razu wiadomo, że ten kanał komunikacji musi być zintegrowany z innymi aspektami systemu komunikacyjnego, ponieważ to poprawi efektywność pracy. Jeśli natomiast firma w dużej mierze korzysta z telefonów, to dodatkowe funkcje oferowane przez systemy VoIP, np. dostępność pod jednym numerem, umożliwią bardziej elastyczną pracę a jednocześnie poprawią wizerunek biznesowy na zewnątrz. Ponieważ styl pracy osób w danym zespole może być różny, trzeba najpierw zrobić rozeznanie, na podstawie którego będzie można optymalnie dobrać narzędzia i funkcje systemu UC, który miałby zostać wdrożony.

Niezależnie od tego, jakie funkcje, platformy i systemy komunikacyjne są potrzebne w danej firmie, najważniejsze jest znalezienie dostawcy, który będzie gotowy, aby przygotować takie szyte na miarę rozwiązanie. Większość małych firm nie dysponuje takimi środkami finansowymi jak duże przedsiębiorstwa, dlatego tak ważne jest znalezienie dostawcy, który rozumie konieczność maksymalizacji wartości rozwiązania w ramach ograniczonego budżetu. Warto zwrócić uwagę na ofertę firmy innovaphone. Oferuje ona rozwiązanie UC, które jest skalowalne, a więc może być używane zarówno przez małe, średnie i duże firmy. Co istotne, niezależnie od wielkości firmy, w każdej wersji rozwiązania innovaphone dostępne są te same funkcje. To oznacza, że nawet małe firmy mogą korzystać z funkcji klasy korporacyjnej, a rozwiązanie jest szyte na miarę. Poza tym to rozwiązanie może rosnąć razem z firmą i jest zawsze dopasowane do jej potrzeb.

Miesiąc bezpiecznej i szybkiej komunikacji

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ